jueves, 16 de junio de 2016

Sistema de gestión documental Quipux

La necesidad de implementar un sistema de gestión documental en la Universidad Central del Ecuador (UCE) - Facultad de Ingeniería Ciencias Físicas y Matemática (FING) surge debido a la dificultad de administración y almacenamiento de documentos.

La documentación es una parte fundamental de gran importancia dentro de una organización o entidad, ya que en ella encontramos información histórica detallada de las actividades que se realizan dentro de la misma.

La gestión documental demanda una excelente comunicación entre las partes que integran la organización, además del conocimiento de cada trámite que en ella se realiza, esta consume recursos materiales y humanos, los mismos que pueden llegar a afectar la productividad de la organización.

Sin una herramienta que facilite estas operaciones se dificulta de gran manera la correcta administración del flujo documental de una entidad, Para solventar esta necesidad, el presente proyecto integrador busca incorporar herramientas informáticas y tecnológicas a la administración y gestión documental dentro de la UCE.

Actualmente existen varias herramientas de gestión documental tanto de software libre como propietario, sin embargo en el actual gobierno la Secretaria Nacional de la Administración Pública, pone a disposición de instituciones públicas el sistema de gestión documental Quipux, el cual permite el registro, control, circulación y organización de documentos digitales y/o físicos que se envían o reciben en una institución.

Sistema de gestión documental Quipux

Quipux es el sistema de gestión documental utilizado dentro del sector público para elaborar memorando, oficios, circulares y todo lo que implica comunicación formal dentro y fuera de la institución.

La plataforma fue modificada a partir del sistema de gestión documental ORFEO, el cual utiliza tecnologías y estándares abiertos. La Subsecretaría de Gobierno Electrónico efectuó modificaciones a la versión original adaptándolas a las necesidades de gestión documental de las entidades de la Administración Pública Central.

En QUIPUX se incluye la firma electrónica de los documentos generados en el sistema. En el acuerdo ministerial 718 de la Presidencia de la República, de 11 de mayo de 2009, se especifica que el sistema QUIPUX será utilizado por entidades que pertenecen a la Administración Pública Central, por tal razón la Subsecretaría de Gobierno Electrónico, apoyará en la implantación, soporte y capacitación a las instituciones.


Los sistemas de información para gestión documental se han convertido en herramientas básicas para soportar el registro, control, circulación y organización de los documentos digitales y/o impresos que se envían y reciben en una organización. 

La Carrera de Ingeniería Informática ha desarrollado como un proyecto de titulación, para que sea utilizado en la Facultad y en la Universidad.

Ingresar al Sistema de Gestión Documental. 







Se inicia la implementación del Sistema de Gestión Documental en la Facultad: parte administrativa.

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