La
documentación es una parte fundamental de gran importancia dentro de una
organización o entidad, ya que en ella encontramos información histórica
detallada de las actividades que se realizan dentro de la misma.
La
gestión documental demanda una excelente comunicación entre las partes que
integran la organización, además del conocimiento de cada trámite que en ella
se realiza, esta consume recursos materiales y humanos, los mismos que pueden
llegar a afectar la productividad de la organización.
Sin
una herramienta que facilite estas operaciones se dificulta de gran manera la
correcta administración del flujo documental de una entidad, Para solventar
esta necesidad, el presente proyecto integrador busca incorporar herramientas
informáticas y tecnológicas a la administración y gestión documental dentro de
la UCE.
Actualmente existen varias herramientas de gestión
documental tanto de software libre como propietario, sin embargo en el actual
gobierno la Secretaria Nacional de la Administración Pública, pone a disposición
de instituciones públicas el sistema de gestión documental Quipux, el cual
permite el registro, control, circulación y organización de documentos
digitales y/o físicos que se envían o reciben en una institución.
Sistema de
gestión documental Quipux
Quipux es el sistema de gestión documental utilizado
dentro del sector público para elaborar memorando, oficios, circulares y todo
lo que implica comunicación formal dentro y fuera de la institución.
La plataforma fue modificada a partir del sistema de
gestión documental ORFEO, el cual utiliza tecnologías y estándares abiertos. La
Subsecretaría de Gobierno Electrónico efectuó modificaciones a la versión
original adaptándolas a las necesidades de gestión documental de las entidades
de la Administración Pública Central.
En QUIPUX se
incluye la firma electrónica de los documentos generados en el sistema. En el
acuerdo ministerial 718 de la Presidencia de la República, de 11 de mayo de
2009, se especifica que el sistema QUIPUX será utilizado por entidades que
pertenecen a la Administración Pública Central, por tal razón la Subsecretaría
de Gobierno Electrónico, apoyará en la implantación, soporte y capacitación a
las instituciones.
Los
sistemas de información para gestión documental se han convertido en
herramientas básicas para soportar el registro, control, circulación y
organización de los documentos digitales y/o impresos que se envían y reciben
en una organización.
La Carrera de Ingeniería Informática ha desarrollado como un proyecto de titulación, para que sea utilizado en la Facultad y en la Universidad.
Ingresar al Sistema de Gestión Documental.
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